Kurumsal E-mail Kullanırken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Günlük yaşantımızda çoğunlukla sosyal medya platformlarına kaydolurken kullandığımız e-mail çok önemli hissettirmese de kurumsal hayatın vazgeçilmezlerindendir. E-mail kullanırken belli başlı kurallara uymak, organize olmayı ve bir disiplin içinde çalışmayı kolaylaştırır. Peki bu kurallar nelerdir? Şimdi birkaç soru ile temel e-mail kullanımı kurallarına göz atalım.

Konu Başlığında Nelere Dikkat Edilmeli?

Konu, e-mailin en önemli parçasıdır. Konu başlığı kısa ve net ifadelerden oluşmalıdır. E-mailinizin ne hakkında olduğunu anlatmalıdır. Örneğin; “Haftalık Görev Raporu”, “Sunumda Kullanılacak Metinler” gibi içerik hakkında ipuçları vermelidir. Konu yazılırken imla kurallarına dikkat edilmeli, tamamen büyük harflerin kullanımından kaçınılmalıdır. Büyük harf yazışma dilinde BAĞIRMAK anlamına gelir. Eğer e-mail yolladığınız kişi ile kavga etmiyorsanız bu şekilde kullanmamanız önerilir.

Günümüz teknolojisinde mobil erişim de söz konusu olduğu için konu içeriğinde emoji kullanılabilir ama abartmamak şartıyla. Gönderdiğiniz mailin tüm platformlarda görüntüleneceğini unutmayın. Tanıtım faaliyetlerinde bu yöntem çok daha yoğun kullanılır. Bu sebeple mailinizi reklam gibi göstermekten de kaçınmanız gerekir.

“ACİLL!”, “DİKKAT!!”, “ÖNEMLİ!!” gibi acemi bir üslup, konu başlıklarında kullanılmamalıdır. Eğer gerçekten acil ve önemli bir durum varsa e-mail yolladıktan sonra alternatif iletişim araçları (Telefon, Whatsapp vb. anlık mesajlaşma uygulamaları) aracılığıyla alıcıya ulaşmalısınız.

E-mail İçeriği Nasıl Olmalı?

Gönderdiğiniz mailin içeriğinin açık, kolay ve anlaşılabilir olmasına dikkat etmelisiniz. Yazdığınız mailin konu başlığı ve içeriği aynı olmalıdır. Konu başlıkları e-mail içeriği yansıttığı gibi sade ve kısa cümlelerden oluşmalıdır.

E-mail içeriğini sanki bir kompozisyon yazar gibi giriş, gelişme ve sonuç kısımlarına ayırabilirsiniz.

Giriş Bölümü

Hitap

Kurumsal yazışmalarda kişinin adının yanına “Bey” veya “Hanım” gibi hitap kelimeleri ekleyin. Örneğin; "İbrahim Bey” veya “Selin Hanım" gibi. Tabi bu durum iş arkadaşlarınızla samimi bir e-mail yazışması yapamayacağınız anlamına gelmiyor. Kurumsal bir duruş için iş arkadaşlarınız dışında kişileri e-mailinize eklediğiniz zaman seviyeli bir dil kullanmanız tavsiye edilir.

Giriş Cümlesi

Giriş cümlesi konudan sonra e-mailin anlaşılması için anahtar bölümdür. Bu kısımda e-maili ne sebeple yolladığınızı anlatmalısınız. Eğer kısa bir e-mail yolluyorsanız hitap bölümünden sonra e-mailde bulunması en önemli kısım giriş cümlesidir. Kısa e-mailler için giriş cümlesi, sonuç cümlesi de olabilir. Örneklemek gerekirse; “Size telefon görüşmemizde konuştuğumuz x hakkındaki detayları iletmek için yazıyorum.”, “Bu e-maili web sayfanız üzerinden yaptığım iş başvurusu ile ilgili yazıyorum.” gibi cümleler yazılabilir.

Gelişme Bölümü

Gelişme kısmında ise kısa ve öz cümleler kullanılarak e-mail hakkında bilgi ve içerikten bahsetmek daha iyi olacaktır. Uzun metinler içeren e-mailler gönderirken imla, noktalama, maddeleme işaretleri ve paragraf düzenini kullanmak önemlidir. E-maili gönderdiğimiz kişinin e-maili üstünkörü okuma ihtimalini göz önünde bulundurarak vurgulamanız gereken kısımları kalın (bold) veya maddeler halinde yazabilirsiniz.

Sonuç Bölümü

E-mailin sonuç kısmında e-mail ile ilgili beklentinizi dile getirmelisiniz. Ayrıca size ne zaman ve hangi iletişim yollarını kullanarak ulaşabileceklerini iletebilirsiniz. Eğer varsa konunun aciliyetini de bu kısımda vurgulamalısınız. “Proje ile ilgili yorumlarınızı ve revizelerinizi cuma gününe kadar göndermenizi rica ediyorum. Bana mesai saatleri içinde ofis telefonundan ulaşabilirsiniz.”, “Etkinliğe katılımınız ile ilgili cevabınızı bekliyorum. Perşembe akşamına cevabınızı iletmeniz durumunda davetiyenizi ileteceğim.” gibi cümleler örnek verilebilir.
Mailinizi samimi bir hitap şekliyle sonlandırabilirsiniz. “Saygılarımla”, “İyi çalışmalar”, “İyi hafta sonları” vb.

Dosya Ekleme (Attachments)

E-mail içeriğine göre giriş, gelişme veya sonuç kısmında dosya ile ilgili bilgi vermeniz karşı tarafın ekleyeceğiniz dosyanın amacını anlamasına yardımcı olur.

Ekleyeceğiniz dosya türleri uzmanlık gerektiren alanlar dışında tüm platformlarla uyumlu olmalıdır. Örneğin, fotoğrafların ham halleri yerine her cihazda hızlıca görüntülenebilecek .jpg, .pdf gibi dosya türlerini kullanmalısınız. Sıkıştırılmış dosya türlerini kullanmaktan çekinmenizde fayda vardır. Çünkü her platformda sizin sıkıştırma yönteminizi çözecek bir yazılım olmayabilir. Eğer çok fazla ufak dosyayı bir araya getirmek için sıkıştırılmış dosya göndermek zorundaysanız bu format .zip olmalı. Dosya boyutunun küçük olması mailinizin karşı tarafa ulaşma süresini de kısaltarak size zamandan kazandıracaktır.

Eğer büyük dosyalar göndermek zorundaysanız e-maillere dosya ekleme sınırını da (Genelde 25 MB olur ve bazı sistemlerde bu boyut çok daha küçük olabilmektedir) göz önünde bulundurarak bulut depolama sistemlerini (Google Drive, Microsoft OneDrive, Yandex Disk, Dropbox vb.) kullanmayı tercih etmelisiniz.

Eğer bir döküman paylaşmanız gerekiyorsa ve bu döküman için düzenleme yapılmasını bekliyorsanız Google Dokümanlar, Microsoft Office Online gibi sistemler kullanmak revize karmaşasından kurtulmanızı sağlar. Bu sistemler her yerden erişebilirdir ve birden fazla kişi dosyaya erişerek eş zamanlı düzenleme yapabilir.

Bağlantı Ekleme (Add Url)

E-mail içeriğinde bir web sayfasından bahsediyorsanız ekran görüntüsü veya sayfanın ismi yerine tıklanabilir bir bağlantı (Link) eklemelisiniz. Bu maili alan kişinin işini önemli ölçüde kolaylaştırır. Bulutta yer alan dosyalarınızı paylaşırken de izinleri düzenleyerek link üzerinden kullanıcıların dosyalara erişmesini sağlayabilirsiniz. E-mail yazarken biçimlendirme simgelerinin bulunduğu alandaki zincir halkası simgesi veya dünya şeklinde görünen ikon ile bu işlemi yapabilirsiniz.

Alıntı Yapma (Quote)

E-mail akışında yer almayan bir kişiye daha önce yazılmış bir maili iletirken ilgili kısımları alıntı yaparak göndermeniz konunun anlaşılmasını kolaylaştırır. Alıntı yapmak için genelde çift tırnak (“) simgesi şeklinde görünen araç kullanılır.

Yanıtla, Cevap Yaz (Reply)

Size gelen e-mailleri cevaplarken yeni bir mail yazarak göndermek yerine Yanıtla (Reply) seçeneğini kullanmalısınız. Bu sayede yazdığınız e-mail, cevap verdiğiniz e-maili alıntılayarak gönderir. Bu e-maillere tekrar ihtiyaç duyulduğunda hem diyalog daha anlaşılır olur hem de aramak ve bulmak basitleşir.

Tümünü Yanıtla, Tümünü Cevapla (Reply All)

Tümünü Yanıtla (Reply All) seçeneğine tıkladığınızda size e-mail gönderen kişinin yanı sıra gelen maildeki, gönderilen, bilgi (CC) ve gizli bilgi (BCC) kısmında yer alan kişilerin tamamına cevap yazabilirsiniz. Birden fazla kişinin yer aldığı e-mail akışlarında eğer kişiye özel bir cevap yazılması gerekmiyorsa mutlaka kullanılmalıdır.

İlet (Forward)

Size gelen mailin bir kopyasını başka bir e-mail adresine göndermek için “İlet” ya da “Yönlendir” seçeneği kullanabilirsiniz. İlet seçeneğini kullandığınız zaman eğer e-mail içeriğine eklenmiş dosyalar varsa onları da mail ile beraber gönderebilirsiniz.

CC (Bilgi) ve BCC (Gizli Bilgi) Nedir?

CC, İngilizcede “Carbon Copy” kelimesinin baş harflerini temsil etmektedir. Karbon Kopya anlamına gelmektedir. Bilgi kısmına e-mail hakkında bilgi sahibi olması gereken ya da yazılan mail için cevap hakkı olan kişileri eklemelisiniz. Yazdığınız e-mailde bahsettiğiniz herkes aksi gerekmedikçe bilgi bölümüne eklenmelidir. Bilgi kısmına eklediğiniz kişiler birbirlerinin e-mail adresini görebilmektedir. Bu sayede yazışma dahilinde kimler olduğunu herkes bilir.

Bilgi kısmına e-mail adreslerini eklerken konuyla ilgisi olmayan kişileri eklemekten kaçınmalısınız. E-mail adresleri hiyerarşik bir düzenle eklenmelidir. E-mail gönderdiğiniz kişinin en üst yönetici en başa gelecek şekilde kıdeme göre devam edilmelidir. Kendi ekibinizdeki yöneticilerinizi ve ilgili iş arkadaşlarınızı önem sırası ile ekleyebilirsiniz.

BCC, İngilizcede Blind Carbon Copy baş harflerini temsil etmektedir. Kör Karbon Kopya Türkçeye çevirince çok anlamlı olmasa da kişinin aynı e-maili yöneticilere ya da ilgili kişilere gönderdiğinizden haberdar olmasını istemediğiniz durumlarda kullanılan bir e-mail gönderme biçimidir. E-mail alan kişi “Gönderen” ya da “Bilgi” kısımlarında bu e-mail adreslerini görmez. BCC kısmına konuyu gizlice takip etmesini istediğiniz kişiyi ekleyebilirsiniz. Örneğin iş görüşmesi hakkında olumsuz bir geri dönüş yapıyorsunuz ve yöneticinizi de bilgilendirmek istiyorsunuz. Fakat karşı tarafı yöneticiniz ile tanıştırmayacaksınız. Bu durumu etik olarak kullanabileceğiniz bir örnek olarak nitelendirebiliriz.

E-Mail İmzaları Nasıl Olmalı?

E-mail imzaları dijital kartvizitler gibi düşünebilirsiniz. Kısacası bir kartvizitin üzerinde yer alan bilgilerin hepsine imza kısmında yer verebilirsiniz. İmza oluştururken öncelikle;

• İsim Soyisim
• Firma Adı / İş / Meslek / Ünvan
• Sosyal Medya İkonları veya Web adresi
• Telefon Numarası / E-mail adresi
• Varsa Kısa Not

eklenmelidir.

E-mail imzaların en büyük avantajı seçilebilir ve tıklanabilir olmasıdır. Bu sayede muhatabınızın sizinle iletişim kurmasını kolaylaştırabilirsiniz. Sade ve tutarlı renkler kullanmaya da dikkat etmelisiniz.

Bütün e-mail servisleri ve uygulamaları size imza oluşturma imkanı tanıyor. Eğer e-maillerinizi web üzerinden kullanmıyorsanız kullandığınız masaüstü ve mobil uygulamalarda imza ayarlarınızı ayrı ayrı yapmalısınız. Dilerseniz bir .csv uzantılı dijital kartvizit dosyasını e-mail imzanıza link olarak ekleyebilirsiniz. Bu sayede muhatabınız, içinde bilgilerinizin yer aldığı kartvizitinizi tek tıklamayla mobil cihazına kaydedebilir.

Bu işlemleri yerine getirdiğinizde mobil uygulamalarda imza kısmında yer alan “Samsung Galaxy akıllı telefonumdan gönderildi”, “iPhone’umdan gönderildi” gibi reklam içeren içeriklerden de kurtulmuş olursunuz.

Mail Gönderdikten Sonra Ne Yapılmalı?

E-mail ne kadar etkili bir iletişim yolu olsa bile bazı durumlarda yetersiz kalabilir. Bu sebeple e-mail yazdığınız kişilere telefon ile ulaşarak gönderdiğiniz mail hakkında bilgi vermeniz iletişiminizi kolaylaştıracaktır.

Bilgi sahibi olmadığınız konular hakkında cevap vermeye çalışmayın. Bütün cevaplara sahip olmamız mümkün değildir. Egomuz bizi cevabı bulmak için zorlayabilir, ama gerçek şu ki, bunu yapmak zaman kaybı olabilir. Eğer kurumunuzda, sorulan soruya sizden daha iyi cevap verebilecek bir kişi olduğunu biliyorsanız, cevabı o kişiye devredin. Devrederken konuyu kişiyi bilgi kısmına ekleyerek yapın.

E-mail kullanımı hakkında merak ettiğiniz konularla ilgili bana her zaman danışabilirsiniz. Sizlere yardımcı olmaktan memnuniyet duyarım.

Bu yazıyı okuyanın kim olduğunu bilmiyorum ama samimiyet düzeyimize göre;
"Saygılarımla" ya da  "İyi çalışmalar" ya da "İyi haftalar". 🙂